为进一步落实《武汉理工大学关于加强校友工作的若干意见》（校办字〔2011〕13号）的精神，更好地联络和服务校友，特将我校校友返校的接待工作规范如下：

一、接待原则：热情周到，重在联谊，各司其责

（一）学校的重大活动（如校庆、校友节），校友接待工作由校友总会秘书处统一组织和安排，各学院和校内相关部门负责具体实施。

（二）各学院的大型活动（如某专业办学周年庆典或校友分会联谊活动），校友接待工作由学院负责组织与实施，校友总会秘书处提供必要的支持与协助。

（三）各年级（班级）自发组织的校友庆祝毕业（或入校）整十周年返校聚会活动，由专业（班级）所属的学院负责接待，校友总会秘书处提供必要的支持与协助。

（四）同年级、跨学院的校友集中返校活动（如合校前某一校区或合校后某一届的全年级聚会），由校友总会秘书处统一组织和安排。

（五）重要校友（如各地校友会主要负责人、知名校友、行业董事单位的高管校友、支持学校建设的往来单位校友代表或校友个人）因公务来访，请学院、相关部门或个人提前反馈给校友总会秘书处，制订并实施专门的接待方案。

（六）以个人名义回校看望访问老师、同学、朋友且与学校没有公务联系的校友，一般由其所看望访问的老师、同学、朋友负责接待。

二、接待工作流程：

（一）前期联络：了解校友的姓名、工作单位、职务、毕业年份、专业、学历，来校人数，来校时间等相关信息；

（二）接待方案制定：按照校友来校行程安排，制定详细实施方案；

（三） 活动实施：

1、 组织校友聚会活动；

2、 邀请学校领导、或者学院领导参加座谈，介绍学校有关情况；

3、 陪同参观校园；

4、协助联系宾馆、餐饮及会务用车等相关事项。

（四）活动总结：

  1、资料的收集与整理：校友通讯录、合影照片、活动方案、通讯稿、活动总结、请示和批示。

  2、及时向校友反馈相关信息；

  3、捐物、捐资项目的跟踪与联络。

三、活动方案策划及服务（供参考）

（一）常规活动方案

   1、确定活动名称：返校班级毕业（入校）* *周年纪念活动（座谈会），制作会标或横幅；

   2、确定活动组织者或联络人（召集人）；

  3、利用武汉理工大学校友网发布活动公告（通知），提供信息、协助联系校友参加活动；

  4、协助拟定活动议程、落实活动场所，为返校校友联系活开会、住宿、用餐等便利服务；

  5、协助邀请学校、学院领导及相关老师等人员参加纪念（座谈）活动；

  6、提供学校宣传材料；

  7、组织在校大学生服务校友志愿者为返校校友聚会活动提供服务；

  8、联系参观校园（教学楼、图书馆、实验室、宿舍、食堂等场所）；

  9、联系参观校史展览馆。

  10、协助校友（校友企业）联系并落实与学校有关单位之间进行交流与合作工作；

  11、协助返校校友办理“校园留念”（如种植、认养纪念树，以及其他捐赠事宜）活动。

（二）个性化方案

　  为了强化聚会活动的纪念意义，给校友留下更加美好印象，活动组织者可根据各自特点策划个性化活动，校友总会将提供大力支持并给予积极协助。

四、活动资料汇集及宣传

  聚会活动结束后，请活动组织者（联络人）将校友通讯录及返校聚会活动的文字稿、照片、影像等相关信息资料提供给校友总会，以便校友总会宣传报道聚会活动并保存有关资料。

五、校友总会联系方式：

    联系人： 汪淳老师

电话（传真）：027—87651507

E-mail: whutxyh@whut.edu.cn

　　　　　　　　      　                              武汉理工大学校友会

                                  2015年6月