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武汉理工大学校友会关于规范校友返校接待工作的意见
发布:2018-06-18    阅读:160

为进一步落实《武汉理工大学关于加强校友工作的若干意见》(校办字〔2011〕13号)的精神,更好地联络和服务校友,特将我校校友返校的接待工作规范如下:

一、接待原则:热情周到,重在联谊,各司其责

(一)学校的重大活动(如校庆、校友节),校友接待工作由校友总会秘书处统一组织和安排,各学院和校内相关部门负责具体实施。

(二)各学院的大型活动(如某专业办学周年庆典或校友分会联谊活动),校友接待工作由学院负责组织与实施,校友总会秘书处提供必要的支持与协助。

(三)各年级(班级)自发组织的校友庆祝毕业(或入校)整十周年返校聚会活动,由专业(班级)所属的学院负责接待,校友总会秘书处提供必要的支持与协。

(四)同年级、跨学院的校友集中返校活动(如合校前某一校区或合校后某一届的全年级聚会),由校友总会秘书处统一组织和安排。

(五)重要校友(如各地校友会主要负责人、知名校友、行业董事单位的高管校友、支持学校建设的往来单位校友代表或校友个人)因公务来访,请学院、相关部门或个人提前反馈给校友总会秘书处,制订并实施专门的接待方案。

(六)以个人名义回校看望访问老师、同学、朋友且与学校没有公务联系的校友,一般由其所看望访问的老师、同学、朋友负责接待。


二、接待工作流程:

(一)前期联络:了解校友的姓名、工作单位、职务、毕业年份、专业、学历,来校人数,来校时间等相关信息;

(二)接待方案制定:按照校友来校行程安排,制定详细实施方案;

(三)活动实施:

1、组织校友聚会活动;

2、邀请学校领导、或者学院领导参加座谈,介绍学校有关情况;

3、陪同参观校园;

4、协助联系宾馆、餐饮及会务用车等相关事项。

(四)活动总结:

1、资料的收集与整理:校友通讯录、合影照片、活动方案、通讯稿、活动总结、请示和批示。

2、及时向校友反馈相关信息;

3、捐物、捐资项目的跟踪与联络。


三、活动方案策划及服务(供参考)

(一)常规活动方案

1、确定活动名称:返校班级毕业(入校)* *周年纪念活动(座谈会),制作会标或横幅;

2、确定活动组织者或联络人(召集人);

3、利用武汉理工大学校友网发布活动公告(通知),提供信息、协助联系校友参加活动;

4、协助拟定活动议程、落实活动场所,为返校校友联系活开会、住宿、用餐等便利服务;

5、协助邀请学校、学院领导及相关老师等人员参加纪念(座谈)活动;

6、提供学校宣传材料;

7、组织在校大学生服务校友志愿者为返校校友聚会活动提供服务;

8、联系参观校园(教学楼、图书馆、实验室、宿舍、食堂等场所);

9、联系参观校史展览馆。

10、协助校友(校友企业)联系并落实与学校有关单位之间进行交流与合作工作;

11、协助返校校友办理“校园留念”(如种植、认养纪念树,以及其他捐赠事宜)活动。

(二)个性化方案

为了强化聚会活动的纪念意义,给校友留下更加美好印象,活动组织者可根据各自特点策划个性化活动,校友总会将提供大力支持并给予积极协助。


四、活动资料汇集及宣传

聚会活动结束后,请活动组织者(联络人)将校友通讯录及返校聚会活动的文字稿、照片、影像等相关信息资料提供给校友总会,以便校友总会宣传报道聚会活动并保存有关资料。


五、校友总会联系方式:

联系人: 汪淳老师

电话(传真):027—87651507

E-mail: whutxyh@whut.edu.cn